Prezydent Miasta Nowa Sól ogłasza konkurs ofert na współorganizację „Nowosolskiej Majówki” w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej i usług rozrywkowo – rekreacyjnych na zasadzie wyłączności oraz współorganizację „Święta Solan 2013” w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej na zasadzie wyłączności z wyłączeniem usług rozrywkowo – rekreacyjnych.

1. Przygotowanie i współorganizacja w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej i usług rozrywkowo – rekreacyjnych na zasadzie wyłączności imprezy kulturalno-rekreacyjnej pn: „Nowosolska Majówka”, która odbędzie się w dniach 03-05 maja 2013 r. w Nowej Soli na terenach przyległych do Harcerskiej Górki oraz przygotowanie i współorganizacja w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej na zasadzie wyłączności z wyłączeniem usług rozrywkowo – rekreacyjnych, imprezy kulturalno-rekreacyjnej pn.: „Święto Solan 2013”, która odbędzie się w dniach 14-16 czerwca 2013 roku w Nowej Soli, na terenach pomiędzy al. Wolności, Stocznią a rzeką Odrą.

Zwycięzca konkursu będzie zobowiązany do nieodpłatnego przekazania Organizatorowi: 150 biletów wstępu na urządzenia zabawowe podczas „Nowosolskiej Majówki” oraz 100 szt. porcji obiadowych podczas „Święta Solan 2013”.

Organizator ustala cenę wywoławczą za współorganizację „Nowosolskiej Majówki” w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej i usług rozrywkowo – rekreacyjnych na zasadzie wyłączności oraz współorganizację „Święta Solan 2013” w zakresie obsługi gastronomiczno-handlowej na zasadzie wyłączności  z wyłączeniem usług rozrywkowo – rekreacyjnych, w wysokości 85.000,00 zł netto (słownie: osiemdziesiąt pięć tysięcy zł).

2. Oferty opiewające na kwotę niższą niż podana cena wywoławcza nie będą rozpatrywane.
3. W przypadku złożenia kwotowo najwyższych równych ofert, oferenci którzy je złożyli zostaną zaproszeni na dodatkowe rokowania.
4. Zwycięzcą konkursu zostanie oferent, który zaproponuje najwyższą kwotę za wyłączność.
5. Zwycięzca konkursu będzie zobowiązany do:

a)      zapewnienia kompleksowej obsługi „Nowosolskiej Majówki” w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej wraz ze sprzedażą piwa oraz innych napojów niealkoholowych, niezbędnej infrastruktury technicznej, tj.: 2 sztuk roll-barów, min. 20 sztuk parasoli, min. 60 sztuk zestawów biesiadnych (1 stół i 2 ławy każdy) wraz z obsługą oraz zapewnienia stoisk handlowych z zabawkami, drobną gastronomią i innymi artykułami przemysłowymi.

b)      przygotowania i realizacji „Nowosolskiej Majówki” w zakresie zorganizowania tzw. „Wesołego Miasteczka” oraz innych atrakcji rekreacyjno-rozrywkowych z wykorzystaniem sprzętu posiadającego odpowiednie atesty i ubezpieczenia.

c)      zapewnienia kompleksowej obsługi „Święta Solan 2013” w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej wraz ze sprzedażą piwa oraz innych napojów niealkoholowych, niezbędnej infrastruktury technicznej, tj.: min. 10 sztuk roll-barów, min. 40 sztuk parasoli, min. 120 sztuk zestawów biesiadnych (1 stół i 2 ławy każdy) wraz z obsługą oraz zapewnienia stoisk handlowych z zabawkami, drobną gastronomią i innymi artykułami przemysłowymi.

6. Organizator imprezy będzie zobowiązany do:

a)      przygotowanie umowy dotyczącej współorganizacji „Nowosolskiej Majówki” oraz „Święta Solan 2013”;

b)      opracowania scenariusza imprez;

c)      przygotowania plakatów reklamujących imprezy oraz zawierających szczegółowy harmonogram ich przebiegu;

d)      zorganizowania występu gwiazd i zespołów muzycznych;

e)      rozliczenie kosztów ZAIKS;

f)       zapewnienia miejsca poboru energii elektrycznej podczas „Święta Solan 2013”, zgodnie z podanymi parametrami technicznymi oraz elektryka z odpowiednim do podłączenia i odłączenia sprzętem oraz dyżur podczas trwania imprezy;

g)      zapewnienia wyspecjalizowanej służby w czasie prowadzenia nasilonych działań scenicznych;

h)      zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników, kontenerów na śmieci i ich opróżnienia min. 1 raz dziennie.

7. Zwycięzca konkursu będzie zobowiązany do przekazania na konto bankowe Organizatora prowadzone w Banku BGŻ S.A. w Nowej Soli nr 15 2030 0045 1110 0000 0221 1920 oferowanej kwoty, w następujący sposób:

a)      należność w wysokości 30 % oferowanej kwoty płatna w terminie do 31 marca 2013 r.

b)      należność w wysokości 30 % oferowanej kwoty płatna w terminie do 30 kwietnia 2013 r.

c)      należność w wysokości 40 % oferowanej kwoty płatna w terminie do 31 maja 2013 r..

8. W przypadku niedotrzymania przez Zwycięzcę konkursu terminów wpłat określonych  w pkt 7 Organizator konkursu odstąpi od umowy, a wpłacone środki finansowe nie podlegają zwrotowi i stanowią zabezpieczenie poniesionych kosztów przez Organizatora.

Warunkiem przystąpienia do konkursu jest wpłacenie wadium w kwocie 5.000,00 zł (słownie: pięć tysięcy zł), które należy wpłacić na konto Gmina Nowa Sól - Miasto w Banku BGŻ S.A. w Nowej Soli nr 85 2030 0045 1110 0000 0221 8420 z dopiskiem „Konkurs na współorganizację Nowosolskiej Majówki oraz Święta Solan 2013”  w terminie do 04 marzec 2013 r.

Wpłacone wadium podlega:

- zaliczeniu na poczet pierwszej raty zapłaty w przypadku wygrania konkursu;

- nie podlega zwrotowi w razie uchylania się Zwycięzcy konkursu od zawarcia pisemnej umowy z Organizatorem w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert;

- zwrotowi uczestnikom, którzy nie wygrali konkursu w terminie do 7 dni od dnia otwarcia ofert.

Ofertę należy przygotować w zamkniętej kopercie z dopiskiem

„Konkurs na współorganizację Nowosolskiej Majówki oraz Święta Solan 2013”

Ofertę należy złożyć w Sekretariacie Urzędu Miejskiego pod adresem:

Urząd Miejski Nowa Sól

Ul. Piłsudskiego 12

67-100 Nowa Sól

Oferty należy składać do dnia 05 marca 2013 r. W przypadku przesłania oferty pocztą rozpatrzone zostaną te oferty, które wpłyną do Urzędu do dnia 05 marca 2013 r.